Wir lesen Konten, Lizenzen, Anmeldungen und die Nutzungsberichte deiner Microsoft-365-Umgebung. Danach steht für jedes Konto mit bezahlter Lizenz eine Empfehlung mit Begründung in einer Liste, die du in Excel filtern kannst.
Auszug aus einer Ergebnisliste
Beispieldaten| Konto | Empfehlung | Begründung | Lizenz |
|---|---|---|---|
| k.muster | Lizenz entfernen | Konto seit Juni deaktiviert | Microsoft 365 E3 |
| aushilfe-02 | Lizenz entfernen | Nie angemeldet, angelegt im Mai | Microsoft 365 Business Standard |
| m.beispiel | Kleinere Lizenz prüfen | Office seit 90 Tagen nur im Browser und auf dem Handy | Microsoft 365 E3 |
| einkauf | Lizenz entfernen | Sammelpostfach mit 8 GB, ohne Archiv | Microsoft 365 E3 |
| c.demo | Lizenz prüfen | Hinweis: Defender P2 ist in E5 schon enthalten | Microsoft 365 E5 und Defender for Office 365 P2 |
| s.probe | In Ordnung | Word, Excel und Outlook am PC genutzt | Microsoft 365 E3 |
Deaktivierte Konten mit Lizenz, Konten ohne Anmeldung seit über 90 Tagen oder ganz ohne, Office nur im Browser oder auf dem Handy, Sammelpostfächer, die bis 50 GB ohne Archiv keine Lizenz brauchen, und Lizenzen, deren Inhalt schon in einer anderen steckt.
Anmeldeaktivität aus Microsoft Entra ID, die Nutzungsberichte aus dem Microsoft 365 Admin Center, Lizenzzuweisungen und der Postfachtyp. Anmeldezeitpunkte gibt Microsoft nur mit Microsoft Entra ID P1 oder P2 heraus. Mit einem Langzeitspeicher für Anmeldeprotokolle (Log Analytics) reicht die Anmeldehistorie bis zu zwei Jahre zurück, ohne ihn 30 Tage.
Die Auswertung ist personenbezogen. Zweck, Zugriffskreis und Löschfrist legen wir vorher mit dir fest, wo nötig mit dem Betriebsrat. Für die Nutzung je Person müssen die Namen in den Nutzungsberichten sichtbar sein.
Abos lassen sich meist nur zur Verlängerung verkleinern. Seit dem 1. Juli 2026 gelten für die Microsoft-365-Pakete höhere Preise, für Bestandskunden ab der ersten Verlängerung nach diesem Datum. Die Liste gehört deshalb vor deinen nächsten Verlängerungstermin.
Die Lizenzanalyse liefern wir heute als Liste mit Begründung je Konto, ohne Euro-Beträge. Eine eigene Ansicht in der App ist in Arbeit. Lizenzen und Konten ändern wir nicht.
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